第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》、《宁波市档案管理条例》等相关规定，为加强局机关档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，制定本制度。
第二条 本制度所称档案，是指局机关在各项公务活动中形成的，有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。从材质上，包括且不限于纸质、音视频以及实物等资料。从内容上，有文书档案、执法档案、会计档案、人事档案等。凡符合以下条件的，应列入归档范围：一是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，并办理完毕，具有考察和利用价值的各种门类和载体的文件材料；二是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；三是下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第三条 在工作活动中形成的档案，应集中局机关综合档案室统一保管，不得分散保存。档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则。成立档案管理工作领导小组，由局分管领导担任组长，成员由办公室、组织人事处、财务处、法制处、审批处等相关处室组成。
办公室牵头市局机关档案工作，负责综合档案室、数字档案室管理和档案鉴定小组工作，组织开展局属各单位档案管理年度绩效评价工作；组织人事处、财务处、法制处、审批处等处室分别负责干部人事、财务会计、行政执法处罚、行政审批等专门档案收集、整理、归档工作；其他处室负责与本处室、本行业及阶段性牵头事项等各类档案收集、整理、归档工作。
第五条 档案工作所需的基础设备和维护经费、档案日常管理工作经费和档案信息化建设经费，均列入单位年度经费预算。
第六条 综合档案室职责。负责收集、整理、保管本机关对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的档案及参考资料；对本机关各处室和业务部门文件材料归档工作进行指导、监督和检查，督促按规定提交归档；对本系统基层单位档案工作进行指导、监督和检查；做好档案编研工作，积极提供利用，为党和国家积累档案史料；贯彻党和国家保密保卫制度，确保档案和档案资料的安全。
第七条 档案员岗位责任制。热爱档案工作，为档案事业尽职尽责；努力钻研业务，掌握知识技术；档案资料收集齐全，保管科学，查找方便，做好档案统计等工作。
第二章 立卷、归档、管理制度
第八条 按照档案管理规定和立卷归档要求，文书档案、执法档案、会计档案，分别立卷归档。档案立卷工作原则上由各业务部门负责。文书档案由文书人员立卷，会计档案由财务人员立卷，执法档案由业务处室立卷。凡本机关在工作、活动中形成的，具有参考利用价值的各种文件资料，包括城市管理、综合执法、财务统计、组织人事等各类资料及其他材料（照片、声像）等，都属于归档范围。
第九条 立卷归档要求。文件材料收集齐全、归档完整；分类清楚，组卷正确；明确保管期限；封面整齐清楚，卷内文件排列有条理；装订结实、整齐、美观。
第十条 立卷归档时间。文书、统计、照片等档案，要求在每年6月底前完成前一年的文件资料收集、整理、立卷、归档；会计、执法、行政许可等档案，要求在每年六月底前完成前一年的立卷工作，并由次年6月将案卷目录交综合档案室； 设备档案要求在设备开箱时，由档案人员接收设备说明书、保修单等资料归档，声像磁带要及时收集复制归档。
第十一条 档案管理要求。本机关各类档案实行统一集中管理，任何部门和个人不得擅自占为己有；各类档案必须按规定程序分箱存放，定期校对，做到帐物相符；发现档案有破损，须及时修补和复制，确保档案完整齐全；严格调查、借阅登记手续，发现档案短缺，要查明原因、负责收回。遗失档案视情节轻重追究责任；档案库房应保持清洁，配有“六防”措施，严禁在库内吸烟和使用明火，确保库房和档案的安全。
第十二条 档案利用要求。要为档案利用创造条件，提供方便，努力为机关各项工作服务，为基层服务。
第十三条 综合档案室档案、资料查阅、借阅要求。查阅、借阅档案资料应办理登记手续；因特殊情况需出借时，须经局分管领导批准，并限时（当日）归还；查阅时，要爱护档案资料，严禁在文件材料上划线、打钩、折角，不得涂改和拆撕档案资料，违者按情节轻重追究责任。外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信、个人身份证明并经办公室负责人批准方可查阅。必要时应上报局领导同意。阅档后介绍信留本室备查。查阅档案者有义务将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用经验，更好地为机关服务。
第三章 档案保密、销毁制度
第十四条 档案保密制度。严守国家秘密，按照有关档案接收、保密、查阅等制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。查阅密级档案必须履行批准手续，未经局领导批准，不得随意借阅；不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容；不得擅自对他人提供有关数据和系统文件资料。档案室在工作中形成的废纸和复印废纸，必须按保密要求交由有权部门销毁。
第十五条 档案销毁制度。档案销毁必须按有关规定定期进行。销毁前，手续必须齐全，并经局档案鉴定小组进行鉴定，报经局领导同意。销毁时需由档案鉴定小组同志二人以上一起到指定地点进行监销，慎防泄密。
第四章 档案库房管理
第十六条 档案库房是存储档案的机密重地，实行专人管理。管理人员做到人离灯灭、关窗、加锁，并切断库房电源。非本室工作人员，未经同意，不得随意进入库房。
第十七条 档案库房应配备防火、防盗、防虫、防尘、防光、防潮、防高温等基本设施，并做好经常性技术管理。不得在库房内办公和堆放杂物。门、窗、橱柜做到牢固无损。
第十八条 库房柜架编排顺序号，排列整齐，各类档案入库要依档号排放。出库利用必须认真登记，入库按原位排放。
第五章 档案信息化建设
第十九条 数字档案室管理。本单位工作人员应自觉维护数字档案安全保密。数字档案室系统登录账号和密码须妥善保管，不得泄露给他人。数字档案条目和原文，按利用级别划分为公开、不公开二个级别。并根据查询用户需求设置网上查询权限。严格控制档案数据网信息接入点，禁止外来计算机在未经许可的情况下接入档案数据网络。涉密档案不得在网上提供查询。
第二十条 档案数据查询利用。数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。本单位工作人员开通网上个人帐号，通过OA平台登录档案管理系统查询数字档案。网上数字档案仅供本人查阅，不得外传。外单位人员查询需经分管领导同意后，由档案员执行相应查询操作。查询限制开放数字档案需在网上提出查阅申请，经审批后，由档案员提供查询利用。
第二十一条 档案数据管理维护。数字档案实行专人负责管理和维护，确保档案数据安全。配备专用电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。数字档案至少制复制二套,备份介质分开保管，一套异地保存。
第二十二条 数字档案鉴定销毁。数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，编写情况报告，报请市局领导审批同意，并在系统上填写相关审批内容，最后更新档案数据库。数字档案销毁清册要永久保存。严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。
第二十三条 档案数据网和信息设备维护使用。档案数据网属于保密网，应严格控制信息接入点，禁止未经许可接入档案数据网。严格按照规范要求，保护、维护档案计算机设备。禁止利用档案计算机访问互联网。存储介质由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，禁止外来存储介质在档案计算机上使用。
第二十四条 档案信息安全管理。遵守保密规定，确定专人管理，严格控制不应公开的档案信息，严格安全保密审查，加强网络传输管理，确保信息安全。应采取有效措施，保证档案数据库和档案数据安全。具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件，必须时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。
第六章 档案开放审核建议制度
第二十五条 加强档案开放审核管理，制定档案开放审核标准，明确审核的内容和标准，确保审核的公正性和客观性。完善档案开放审核机制，根据实际需求，及时调整和改进审核标准和程序，以确保档案的安全性和利用价值。
第七章 附 则
第二十六条 本制度由办公室负责解释。办公室根据本制度细化相关管理制度措施。局属各单位参照本办法执行。
第二十七条 本制度自发布之日起施行。